Komplet ordrehåndtering for Actics personale
Et opdateret system til ordrehåndtering, sagshåndtering, support og vedligeholdelse for Actics personale har sparet brugerne for rigtig meget tid og frustration.
Resultat
Digitalisering og effektivisering af interne processer for flere hundrede medarbejdere hos Actic.
Sparet meget tid og mange penge takket være bedre flows for vedligeholdelse og support af maskinerne i fitnesscentrene.
Integreret med Business Central for maksimal effektivitet.
Baggrund
Da Actic kontaktede Webbhuset, havde centerchefer og medarbejdere i fitnesscentre og anlæg udfordringer med at bestille materialer fra Actics lager og leverandører. Der opstod ofte fejl, og systemet blev oplevet som besværligt. Brugerne håndterede bestillinger direkte i Actics ERP-system, hvilket var hæmmende for dem, der arbejdede i systemet, fordi det var tidskrævende og omstændeligt. Det betod, at de opgaver, der skulle udføres der, ofte blev nedprioriteret.
Udfordringen
Actic havde ikke brug for en traditionel e‑handel, der kun håndterer transaktioner, men en bestillingsportal, hvor forskellige brugerroller kan udføre deres opgaver. Det krævede en del specialudvikling i Magento, da mange af funktionerne ikke er standard, hverken i Magento eller i noget andet e‑handelssystem. Actic ønskede blandt andet, at deres serviceteknikere skulle kunne håndtere servicesager, som centercheferne indberetter i systemet.
Magento er fuldt integreret med Microsoft Business Central, som er det ERP-system, Actic bruger. Takket være integrationen behøver personalet i fitnesscentrene ikke at arbejde i NAV, men kan klare det hele fra Magento. Blandt andet er priser, varer, brugere, organisationer, optællingsgrundlag, varemodtagelser, anlægsregister og lagerbeholdning pr. anlæg fuldt integreret mellem Magento og Microsoft Business Central.
Løsning
Herunder er et udvalg af de funktioner, vi har implementeret for Actic
Dashboard: En oversigtsvisning, hvor centerchefen for eksempel kan se aktuelle sager og lagerbeholdninger for sit anlæg.
Ordreafgivelse: Bestilling af forbrugsvarer og inventar med et begrænset sortiment tilpasset hvert anlægs profil.
Rettighedsstyring (ACL): Forskellige personer og roller har forskellige rettigheder
Varemodtagelse: Personalet i fitnesscentrene skal jævnligt optælle det udstyr, de har i centret, og det sker blandt andet via QR-koder og opdateres i Magento. Hvis for eksempel en håndvægt forsvinder, kan den fjernes fra inventarlisten.
Sagshåndtering: Personalet i fitnesscentrene indberetter sager til serviceteknikere, som får en notifikation via Magento, kan gå ind via deres rolle og tage sagen, og via systemet kan de kommunikere om sagen og håndtere den der.
Vedligeholdelsesrapportering: Det er en tilbagevendende aktivitet, hvor de ansvarlige i hvert anlæg gennemgår en tjekliste for vedligeholdelse af anlæggets maskiner. Det synkroniseres derefter via integration til hovedkontorets ERP-system.
Resultat
Resultatet blev, at brugerne fik et langt mere brugervenligt system, der er helt cloudbaseret og også kan bruges på mobile enheder. Det er hurtigt, nemt at arbejde i og tidsbesparende, hvilket har ført til, at de løbende opgaver, såsom service og optællinger, håndteres langt mere effektivt og ikke længere opleves som en hæmsko for personalet i fitnesscentrene. Anlæggene har sparet meget tid, og behovet for support og vedligeholdelse er faldet, fordi det er blevet nemmere at udføre arbejdsopgaverne.
