Komplett ordrehåndtering for Actics ansatte
Et oppdatert system for ordrehåndtering, saksbehandling, support og vedlikehold for Actics ansatte har spart brukerne for svært mye tid og frustrasjon.
Resultat
Digitalisering og effektivisering av interne prosesser for flere hundre medarbeidere i Actic.
Spart mye tid og penger takket være bedre flyt for vedlikehold og support av maskinene på treningssentrene.
Integrert med Business Central for maksimal effektivitet.
Bakgrunn
Da Actic kontaktet Webbhuset, hadde stedsansvarlige og medarbeidere på treningssentre og anlegg utfordringer med å bestille materiell fra Actics lager og leverandører. Det ble ofte feil, og systemet ble oppfattet som tungvint. Brukerne håndterte bestillinger direkte i Actics forretningssystem, noe som var hemmende for dem som jobbet i systemet, fordi det tok lang tid og var omstendelig. Det førte til at oppgavene som skulle gjøres der, ofte ble nedprioritert.
Utfordringen
Actic trengte ikke en tradisjonell netthandel som bare håndterer transaksjoner, men en bestillingsportal der ulike brukerroller kan utføre sine oppgaver. Det krevde en god del spesialutvikling i Magento, fordi mange av funksjonene ikke er standard, verken i Magento eller i noe annet netthandelssystem. Actic ønsket blant annet at serviceteknikerne skulle kunne håndtere servicesaker som de stedsansvarlige rapporterer inn i systemet.
Magento er fullt integrert med Microsoft Business Central, som er forretningssystemet Actic bruker. Takket være integrasjonen trenger ikke personalet på treningssentrene å jobbe i NAV, men kan gjøre alt fra Magento. Blant annet er priser, artikler, brukere, organisasjoner, varetellingsgrunnlag, varemottak, anleggsregister og lagersaldo per anlegg fullt integrert mellom Magento og Microsoft Business Central.
Løsning
Nedenfor er et utvalg av funksjonene vi har implementert for Actic
Dashboard: En oversiktsvisning der den stedsansvarlige for eksempel kan se aktuelle saker og lagersaldoer for sitt anlegg.
Ordrelegging: Bestilling av forbruksvarer og inventar med et begrenset sortiment tilpasset hvert anleggs profil.
Tilgangsstyring (ACL): Ulike personer og roller har ulike rettigheter
Varemottak: Personalet på treningssentrene skal jevnlig telle opp utstyret de har på senteret, og dette gjøres blant annet via QR-koder og oppdateres i Magento. Hvis for eksempel en manual forsvinner, kan den fjernes fra inventarlisten.
Saksbehandling: Personalet på treningssentrene rapporterer saker til serviceteknikere, som får et varsel via Magento, kan gå inn via sin rolle og ta saken, og via systemet kan de kommunisere om saken og håndtere den der.
Vedlikeholdsrapportering: Dette er en gjentakende aktivitet der de ansvarlige på hvert anlegg går gjennom en sjekkliste for vedlikehold av anleggets maskiner. Dette synkroniseres deretter via integrasjon til hovedkontorets forretningssystem.
Resultat
Resultatet ble at brukerne fikk et mye mer brukervennlig system som er helt skybasert og også kan brukes på mobile enheter. Det er raskt, lett å jobbe i og tidsbesparende, noe som har ført til at de løpende oppgavene, som service og varetelling, håndteres langt mer effektivt og ikke lenger oppleves som et hinder for personalet på treningssentrene. Anleggene har spart mye tid, og behovet for support og vedlikehold har gått ned fordi det har blitt lettere å utføre arbeidsoppgavene.
